Få overblik med pivottabeller

Når alle registreringer ligger samme sted, kan I stille spørgsmål til dem. Hvor mange timer går til undervisning i hver sektion? Hvem har registreret mere end deres norm? Hvordan fordeler vejledningen sig på titler? I pivot-værktøjet trækker I bare de felter, I vil se, på plads, og tabellen regner selv resten ud.

Sådan er en pivottabel bygget op

En pivottabel har fire områder. Felterne, I kan bruge, er samlet i grupperne Aktivitet, Bruger, Kursus og Tilmelding, og de trækkes ind i det område, hvor I vil have dem.

Start fra en skabelon eller en gemt rapport

Når I åbner pivot, kommer I først til en startside. Under Start nyt vælger I en Tom pivot eller en af tre skabeloner, hvor rækker, kolonner og værdier allerede er sat op. Under Dine rapporter ligger de rapporter, I selv har gemt eller har fået delt, med den senest brugte øverst. Har I mange, kan I søge i dem på navn.

Data hentes i baggrunden, mens I vælger, så tabellen er klar med det samme. Knappen Start i værktøjslinjen fører jer tilbage til startsiden. Har I ændret i en rapport uden at gemme, spørger Excelsior, før ændringerne bliver kasseret.

Eksempel 1: Timer pr. sektion og kategori

Det første spørgsmål er tit, hvordan tiden fordeler sig. Træk Sektion ind under rækker, Kategori under kolonner og Ækvivalente timer under værdier, og vælg det år, I vil se, i filteret År.

Vil I gå et niveau dybere, så tilføj Navn under Sektion i rækkerne. Så kan I folde hver sektion ud og se den enkelte medarbejder. Dobbeltklikker I på en celle, viser pivoten de registreringer, tallet er regnet ud fra.

Eksempel 2: Hvem ligger over eller under deres norm?

Brugersaldo viser forskellen mellem det, en medarbejder har registreret, og deres kapacitet for året. Et positivt tal betyder, at der er registreret mere end normen, og et negativt tal, at der er registreret mindre. Saldoen tælles kun én gang pr. medarbejder, uanset hvor mange registreringer de har.

Læg Titel og Navn under rækker og Brugersaldo under værdier. Med Avanceret formatering kan I farve negative tal røde og store overskud grønne, så de springer i øjnene.

Eksempel 3: Én medarbejders regnskab med ét klik

I behøver ikke altid at starte fra en tom tabel. Ved en medarbejders registreringer findes knappen Åbn i pivot. Den åbner pivoten med filtre på medarbejderen og året, og med rækkerne Kursus, Navn og Aktivitet sat op på forhånd. Åbner I den fra et kursus, bliver der også filtreret på kurset. Det er en hurtig måde at gennemgå et regnskab på sammen med medarbejderen. De ti seneste opstillinger, I har åbnet på den måde, ligger under Senest åbnet på startsiden, så I kan vende tilbage til dem uden at finde medarbejderen igen.

Gem rapporten, og del den med kolleger

Når en opsætning er nyttig, så gem den med Gem rapport. Næste gang ligger den under Dine rapporter på startsiden, med samme opstilling og de nyeste tal. Hvert kort viser, hvad der ligger i rækker, kolonner og værdier, og hvornår rapporten sidst blev åbnet eller gemt. Menuen på kortet har Omdøb, Del, Eksport og Slet.

Med Del giver I kolleger adgang til rapporten. I kan kun dele med aktive brugere hos jer selv, som har adgang til pivot, og for hver person vælger I Kan se eller Kan redigere. Rapporten bliver ikke kopieret, så alle arbejder i den samme. Det er kun ejeren, der kan dele og slette den. Den, der har fået en rapport delt, ser Delt af og ejerens navn på kortet, og kan selv vælge Fjern fra min liste uden at rapporten forsvinder for ejeren.

Skal tallene videre til ledelsen eller ind i et budget, så tryk Eksporter. Så får I tabellen som Excel-fil, præcis som den ser ud på skærmen. En gemt rapport kan også eksporteres direkte fra startsiden uden at åbne den først.

Vil I vise andele, regne jeres egne nøgletal ud eller sammenligne år, så læs Få mere ud af pivot.

Gode råd

• Start med ét spørgsmål. "Hvor mange vejledningstimer har hver sektion?" giver en bedre tabel end at trække alle felter ind på én gang. Ligner spørgsmålet en af skabelonerne, så start dér.
• Del rapporten i stedet for at sende filer. En delt rapport viser altid de nyeste tal, mens en eksporteret fil er et øjebliksbillede.
• Brug filtre frem for at slette rækker. Læg fx Aktiv i filtrene for at skjule medarbejdere, der er stoppet, og fjern filteret igen, når I skal se hele året.
• Hold kun de nødvendige år med. En administrator vælger, hvilke år der indgår i pivoten. Færre år gør det hurtigere og holder historiske persondata ude, når de ikke er nødvendige.