Overblik, før beslutningerne skal tages

Når institutledelsen skal tage stilling til kursusudbud, bemanding eller nye stillinger, er spørgsmålene ofte de samme. Opfylder den enkelte medarbejder sin undervisningsforpligtelse? Hvordan er opgaverne fordelt mellem medarbejderne? Hvor mange timer kræver et kursus egentlig? Og hvor bliver der løbet stærkest? Ligger svarene i hver sektions eget regneark, tager det tid at samle dem, og tallene er sjældent opgjort på samme måde.

I Excelsior ender alle registreringer i det samme normregnskab, så svarene kan læses direkte ud af data. Tre steder giver ledelsen overblikket:

• Min sektion: Sektionens medarbejdere og kurser på én side, med kapacitet, timer og balance.
• Balance-rapporten: Saldoen for alle medarbejdere eller sektioner, sammenlignet over tre år.
• Kursussiden og pivot: Timeforbruget pr. kursus fordelt på kategorier, semestre og år.

Opfylder den enkelte sin norm?

Min sektion viser sektionens medarbejdere grupperet efter titel for det valgte år. For hver medarbejder står Kapacitet, altså undervisningsforpligtelsen for året, de registrerede timer og Balance, som er forskellen. Et negativt tal betyder, at der er registreret mindre end normen, og et positivt, at der er registreret mere. Har medarbejderne kursusansvar, vises antallet af kurser i en kolonne for sig.

Et klik på et navn åbner medarbejderens regnskab, hvor I kan se, hvilke registreringer tallet består af. Bruger titlen en akkumuleret saldo, kommer der også en kolonne Akkumuleret, så I kan se, om et overskud er nyt eller har bygget sig op over flere år.

Hvordan er opgaverne fordelt?

Balancen fortæller, om timerne passer, men ikke hvad de er brugt på. Det svarer pivot-værktøjet på. Læg Navn under rækker, Kategori under kolonner og Ækvivalente timer under værdier, og filtrer på sektion og år.

Her bliver mønstrene synlige. Medarbejder 02 har mest undervisning og ligger over normen, mens Medarbejder 01 har en stor del af sine timer i vejledning og ligger under. Det er et konkret udgangspunkt for en samtale om, hvem der kan tage et kursus mere, og hvem der skal aflastes. Opsætningen kan gemmes som en rapport og deles med kolleger, så den viser de nyeste tal næste gang.

Hvad kræver et kursus?

Skifter I fra Brugere til Kurser i Min sektion, står sektionens kurser grupperet efter uddannelse med de timer, der er registreret på hvert kursus. Bruger sektionen budget, vises også kursets budget og en Balance, som er budgettet minus de registrerede timer. Budgettet rettes med Opdater budget på kurset.

Klikker I på et kursus, viser kursussiden en graf over timerne pr. kategori for hvert semester i alle de år, I har adgang til. Kurser med samme kursuskode tælles sammen på tværs af år, så I kan se, om et kursus er blevet dyrere over tid, fx fordi der er kommet flere hold. Under grafen står kursets registreringer med enheder, norm, timer og medarbejder, og Åbn i pivot åbner de samme tal i pivot. Vil I sammenligne alle kurser på én gang, har pivot en skabelon, Kurser, med timer pr. afdeling og kursus fordelt på periode.

Udviklingen over flere år

Ét år kan være skævt af gode grunde. Balance-rapporten under Rapporter viser derfor saldoen for det valgte år og de to foregående side om side, med en kolonne Forskel, der viser ændringen fra sidste år. Rapporten kan vise hver enkelt medarbejder eller gennemsnittet pr. sektion og felt, og den kan filtreres på titel, sektion og aktive medarbejdere.

Sektion C har ligget over normen tre år i træk, og overskuddet vokser. Det kan være et tegn på, at sektionen mangler hænder. Sektion B ligger stabilt under, så der kan være plads til at flytte opgaver dertil, før der rekrutteres. Excelsior træffer ikke beslutningen, men tallene gør det muligt at tage den på et fælles grundlag. Rapportens valg af kolonner, sortering og decimaler huskes til næste gang, og visningen kan hentes som en CSV-fil.

Hvem ser hvad

Adgangen følger rollerne. En sektionsleder ser sin egen sektion i Min sektion, mens institutledelsen kan skifte mellem alle sektioner og se deres balancer. Pivot og rapporter gives til dem, der skal arbejde med tallene på tværs af instituttet. Alle ser de samme registreringer, så der kun findes én version af tallene.

Gode råd

• Se på flere år, ikke kun det seneste. Et enkelt år med overskud kan skyldes en orlov eller et ekstra kursus. Et overskud, der vokser år for år, er et mønster.
• Brug budget på kurserne. Først når der er et budget at sammenligne med, kan I se, hvilke kurser der bruger flere timer end forventet.
• Gem de spørgsmål, I stiller hvert år. En gemt og delt pivotrapport giver de samme opstillinger med nye tal, så I ikke skal bygge dem igen.
• Hold registreringerne ajour i løbet af året. Overblikket er kun så godt som de data, det bygger på, og det er nemmere at rette en fejl, mens året stadig er åbent.