Nyt år uden at starte forfra

Mange aktiviteter går igen fra år til år. Den samme lektor har kursusansvar for det samme kursus, og forelæsningerne ligner sidste års. I stedet for at oprette dem igen for hver medarbejder kan I tage udgangspunkt i det, der allerede er registreret, og overføre det.

Budgetmodulet kan bruges på to måder:

• Budget for næste år: En samlet gennemgang, hvor I tager instituttets medarbejdere én ad gangen og overfører deres registreringer til det nye år.
• Ad hoc: En enkelt kopiering eller flytning, fx når et kursus skifter ansvarlig, eller en registrering er havnet på den forkerte medarbejder.

Overblik over gennemgangen

Oversigten viser alle medarbejdere for det valgte år og deres status. I kan filtrere på Alle, Budgetbare og Færdige og søge efter navn. Øverst i selve modulet kan I følge, hvor langt gennemgangen er nået.

Er flere fra administrationen i gang på samme tid, kan I ikke komme til at arbejde på den samme medarbejder. Den, der har åbnet en medarbejder, står som ansvarlig, og andre kan kun se med, indtil vedkommende er færdig.

Kilde og modtager

Når I åbner en medarbejder, ser I to regnskaber ved siden af hinanden. Til venstre er Kilden, altså den medarbejder og det år, I overfører fra. Til højre er Modtageren, som er det år og den medarbejder, der skal have registreringerne. I et budget er modtageren som udgangspunkt den samme medarbejder i det næste år.

Klik på de registreringer, der skal med. Klikker I på et kursusnavn eller en kategori, vælges alle registreringer under den på én gang.

Tjek før overførsel

Hver valgt registrering bliver tjekket, inden noget overføres. Grøn betyder, at den kan overføres. Rød betyder, at noget mangler i modtagerens år, og årsagen står under registreringen:

• Normen for aktiviteten er ikke oprettet for det nye år.
• Kurset findes ikke i det nye år.
• Modtageren er ikke aktiv.

På den måde opdager I huller i det nye års opsætning, før de bliver til fejl i regnskabet. Ret opsætningen, og prøv igen.

Ret antallet undervejs

De registreringer, der er på vej over, vises hos modtageren, og her kan antallet rettes, før I godkender. Har kurset fx færre forelæsninger i år, retter I tallet med det samme, og timerne bliver regnet om med det samme.

Kopier eller flyt

Nederst vælger I, om registreringerne skal kopieres eller flyttes:

• Kopier lader kildens registreringer blive, hvor de er. Det er det normale, når et nyt år skal have registreringer fra det forrige.
• Flyt fjerner dem fra kilden. Det er det rigtige valg, når en registrering er havnet på den forkerte medarbejder eller i det forkerte år.

I et budget afslutter I medarbejderen ved at trykke Godkendt budgetering. Så overføres de valgte registreringer, status går til Færdig, og I kan gå videre til den næste. Har en medarbejder intet, der skal overføres, trykker I på knappen uden at vælge noget, så de stadig tæller som gennemgået. Opdager I senere noget, der skal rettes, kan I bruge Start forfra på medarbejderen i oversigten.

Gode råd

• Opret normer og kurser for det nye år først. Så bliver langt flere registreringer grønne i tjekket.
• Brug ad hoc til rettelser i løbet af året. Den tæller ikke med i gennemgangen og kan bruges når som helst.
• Del gennemgangen op. Flere kan arbejde på hver sin medarbejder samtidig, uden at de kommer til at overskrive hinanden.