Kurserne er der allerede

Alle kurser findes allerede ét sted, nemlig i universitetets kursuskatalog. Skal de også tastes ind i Excelsior, før medarbejderne kan registrere på dem, er det dobbelt arbejde, og det giver fejl. En UVA-kode med et ekstra mellemrum, et gammelt kursusnavn eller forkerte ECTS-point følger registreringerne helt ind i normregnskabet og rapporterne.

Når Excelsior er koblet til kursuskataloget, kommer kurserne derfra. Det sker på to måder:

• Automatisk hver nat: Nye kurser for jeres institut hentes ind for de år, der er oprettet i Excelsior.
• Søg og importer: Administrationen kan søge et bestemt kursus frem og hente det med det samme.

Eksemplerne nedenfor bruger fiktive kurser, institutter og koder.

Kurserne kommer af sig selv

Hver nat slår Excelsior op i kataloget for hvert af de år, der er oprettet hos jer, og henter de kurser fra jeres institut, som endnu ikke findes i Excelsior. Et kursus med samme UVA-kode, år og semester oprettes aldrig to gange, så nattens import kan køre igen og igen uden at lave dubletter.

Det betyder, at næste års kurser typisk er på plads, så snart året er oprettet i Excelsior, og kurserne er lagt i kataloget. Bruger I budgetmodulet, er det netop det, der skal til, for at registreringer kan overføres til det nye år uden beskeden om, at kurset ikke findes.

Søg og importer et kursus

Har I brug for et kursus med det samme, trykker I Tilføj kursus i kursusoversigten og søger på navn eller kode. Vælg semester og år, og tryk Søg. En lille prik ved kataloget viser, om forbindelsen er oppe.

For hvert kursus viser Excelsior alle de år og semestre, kataloget kender det fra. Dem, der Mangler i Excelsior, er valgt på forhånd. Dem, der allerede findes, er markeret som allerede synkroniseret og bliver ikke hentet igen. Tryk Importer, så oprettes de valgte kurser og kan søges frem med det samme.

Står et kursus ikke i kataloget, fx et internt kursus, kan det stadig oprettes med Opret manuelt.

Det hentes fra kataloget

Et importeret kursus får sine oplysninger fra kataloget, og de fleste af dem holdes opdateret bagefter. UVA-kode, år og semester er det, Excelsior genkender kurset på, så de ændres ikke af synkroniseringen.

Den kursusansvarlige kobles til medarbejderen i Excelsior, hvis vedkommende findes her. Kender Excelsior ikke uddannelsen i forvejen, oprettes den automatisk.

Holdes opdateret

Excelsior tjekker hvert synkroniserede kursus mod kataloget igen mindst hver 30. dag. Har kurset skiftet navn, uddannelse eller kursusansvarlig, opdateres det i Excelsior. Navnene på institutterne opdateres hver nat, og et institut, der styres af kataloget, kan ikke redigeres i Excelsior.

Ændringerne slår igennem i rapporterne. Skifter et kursus navn eller uddannelse, bliver pivottabellerne opdateret for de medarbejdere, der har registreret på kurset, så I ikke sidder med det gamle navn i den ene rapport og det nye i den anden.

Når et kursus ikke kan findes

Kan kataloget ikke længere finde kurset, eller passer UVA-kode, år eller semester ikke længere sammen, fjerner Excelsior koblingen i stedet for at overskrive kurset med forkerte data. Kurset og registreringerne bliver, hvor de er, men kurset står nu som Ikke synkroniseret.

Har et kursus en kilde, men ingen kobling til kataloget, forsøger Excelsior at finde det igen. Det gælder også kurser, der er oprettet manuelt med en kilde valgt. Findes der præcis ét kursus i kataloget med samme UVA-kode, år og semester, bliver det koblet på, og oplysningerne hentes ind.

Et kursus står som Synkroniseret, når det er blevet tjekket mod kataloget inden for de seneste 45 dage uden fejl. I kursusoversigten kan I også filtrere på Importeret og Manuelt.

Gode råd

• Opret næste år i god tid. Nattens import henter kun kurser for de år, der findes i Excelsior.
• Ret kursusdata i kataloget, ikke i Excelsior. Navn, ECTS og de andre synkroniserede oplysninger bliver overskrevet ved næste tjek, hvis kataloget siger noget andet.
• Kig på kurser, der er Ikke synkroniseret. Ofte er UVA-koden eller semesteret ændret i kataloget, og så er det et nyt kursus.
• Brug Opret manuelt til det, kataloget ikke kender. Så ligger alle kurser stadig samme sted.