Få mere ud af pivot

At vide, hvor mange timer instituttet har registreret, er kun begyndelsen. De spørgsmål, der fylder på et ledelsesmøde, handler om forhold og udvikling. Bruger sektionerne tiden på samme måde? Hvordan ligger titlerne i forhold til normen? Hvad kræver en aktivitet egentlig? Og hvad har ændret sig siden sidste år?

Har tallene ligget i regneark, betyder hvert nyt spørgsmål en ny formel og en ny kopi af arket. I Excelsior ligger svarene i de samme data som resten af normregnskabet, og pivot-værktøjet kan vise dem på flere måder end som en sum. Grundlaget er beskrevet i Få overblik med pivottabeller. Her er det, der kommer bagefter.

Hvordan fordeler tiden sig?

To sektioner med lige mange timer kan bruge dem vidt forskelligt. Derfor kan pivoten vise tallene som andele i stedet for timer. Hver sektion summer så til 100 %, og forskellene træder tydeligt frem, uanset hvor store sektionerne er.

Her ses det med det samme, at Sektion B bruger en større del af tiden på vejledning end de andre. Den samme tabel kan også vende den anden vej og vise, hvor stor en del af instituttets vejledning hver sektion står for. Det er de samme data, bare set fra en anden side.

Hvordan ligger titlerne i forhold til normen?

Summer er ikke altid det rigtige mål. Når spørgsmålet er, om en gruppe ligger over eller under normen, giver gennemsnit, laveste og højeste værdi et bedre billede. Saldo og kapacitet hører til medarbejderen og ikke til den enkelte registrering, så Excelsior tæller hver medarbejder med én gang, uanset hvor mange registreringer de har. Et gennemsnit pr. titel bliver derfor ikke skævt af, at nogle registrerer mange små aktiviteter.

Gennemsnittet for lektorerne ser fint ud, men spændet viser, at der både er en lektor med et stort overskud og en med et underskud. Den slags går tabt, hvis man kun ser på totalen.

Hvad kræver en aktivitet?

Nogle af de mest nyttige tal findes ikke som et felt i forvejen. De kan regnes ud fra dem, der gør. I pivoten kan I lave jeres egne beregnede felter, fx ækvivalente timer divideret med enheder. Det viser, hvor mange timer én forelæsning, én holdtime eller én ph.d.-vejledning i gennemsnit udløser på tværs af medarbejdere og normer.

Holdtimerne udløser i gennemsnit 2,60 timer pr. enhed, selvom mange normer ligger på 2,50. Det fortæller, at nogle hold har en højere norm, og det er et godt sted at starte en snak om, hvorfor. Et beregnet felt gemmes med rapporten, så alle, der får den delt, regner på samme måde.

Hvad har ændret sig siden sidste år?

Er flere år med i pivoten, kan de stå side om side. Pivoten kan også vise forskellen direkte, så stigninger og fald ikke skal regnes ud i hovedet.

Instituttet er samlet vokset med 295 timer, men det dækker over, at én sektion er gået tilbage. Med et dobbeltklik på tallet ser I de registreringer, der ligger bag, og kan finde ud af, om det skyldes færre kurser, ændrede normer eller noget helt tredje.

Klar til at dele

En analyse er først nyttig, når andre kan læse den. Pivoten kan vise subtotaler pr. gruppe, skjule totaler, hvor de ikke giver mening, formatere tallene og farve de celler, der kræver opmærksomhed. Rapporten gemmes og deles med kolleger, så de altid ser de nyeste tal, eller eksporteres til Excel præcis, som den ser ud på skærmen.

Gode råd

• Stil spørgsmålet, før I bygger tabellen. "Hvordan fordeler vejledningen sig?" peger direkte på andele, mens "Er vi vokset?" peger på år mod år.
• Se på saldo og kapacitet ét år ad gangen. Tallene hører til medarbejderen for det enkelte år, så det giver det klareste billede.
• Giv beregnede felter et navn, der siger, hvad de viser. "Timer pr. enhed" er lettere at forstå for en kollega end en formel.
• Tjek de tal, der overrasker. Bag hver celle ligger de enkelte registreringer, så en afvigelse kan forklares, før den bliver diskuteret.