Saldoen forsvinder ikke ved årsskiftet

Når et år er gjort op, har næsten alle medarbejdere et over- eller underskud. Spørgsmålet er, hvad der skal ske med det. Nogle institutter starter forfra hvert år, andre lader saldoen følge med ind i det nye år, og andre igen fører en løbende konto, som ledelsen tager stilling til. I et regneark ender det tit med et ekstra ark og en kolonne, der skal holdes ajour manuelt.

I Excelsior er det en indstilling på titlen, og resten sker af sig selv.

Årets saldo

Saldoen for et år er forskellen mellem det, medarbejderen har registreret, og kapaciteten for deres titel. I regnskabet står den som Overskud eller Underskud. Det er den saldo, der bliver overført eller akkumuleret.

Tre måder at håndtere saldoen på

Under Overfør kapacitet på titlen vælger I, hvad der sker med saldoen, når året er gået:

Fordi valget hører til titlen, kan I have forskellige regler for forskellige grupper. Lektorer og professorer kan fx få saldoen med videre, mens ph.d.-studerende starter forfra hvert år.

Overført fra sidste år

Vælger I at overføre saldoen til næste år, opretter Excelsior en registrering, Overført fra sidste år, i medarbejderens regnskab for det nye år. Et overskud tæller med som timer, der allerede er leveret, og et underskud trækker fra.

Registreringen holder sig selv opdateret. Bliver der rettet i det gamle år, fx fordi en vejledning bliver registreret sent, eller medarbejderen skifter titel, bliver beløbet i det nye år regnet om med det samme. Og fordi den overførte registrering selv tæller med i det nye års saldo, følger hele historikken med fra år til år uden at blive talt dobbelt.

Akkumuleret

Vælger I banken, bliver hvert års saldo stående i sit eget år, og det nye år starter på nul. Til gengæld lægger Excelsior saldiene sammen år for år, så I kan se, hvor meget en medarbejder samlet er foran eller bagud. Det er nyttigt, når et overskud ikke automatisk skal modregnes, men være noget, ledelsen og medarbejderen tager stilling til sammen.

Den akkumulerede saldo kan ses tre steder:

• I regnskabet, hvor Akkumuleret kan vises som et af nøgletallene øverst sammen med kapacitet og saldo.
• På siden Akkumuleret i menuen, hvor medarbejderen ser en graf over årets ændring og den samlede saldo. Menupunktet vises for medarbejdere, hvis titel bruger banken.
• I sektionens rapport, hvor der kommer en kolonne Akkumuleret ved siden af kapacitet og saldo, så I kan se hele sektionen på én gang.

Gode råd

• Beslut reglen pr. titel, før året starter. Så ved medarbejderne fra begyndelsen, om et overskud følger med, og I undgår at skulle forklare et skift midt i året.
• Kopier normerne, når I opretter et nyt år. Så får Overført fra sidste år også en norm i det nye år, og overførslen kommer med fra start.
• Luk året, når regnskabet er gjort op. Rettelser i et gammelt år slår igennem i det nye. Når året er lukket, kan medarbejderne ikke selv ændre i det.
• Brug Akkumuleret i medarbejdersamtalen. Tallene viser udviklingen over flere år, ikke kun det seneste, og giver et bedre grundlag for at aftale, hvad der skal ske med et stort overskud.