Næsten alle normregnskaber begynder i Excel. Arket er hurtigt at lave, alle kan åbne det, og det kan tilpasses instituttets egne regler. I de første år er det ofte det helt rigtige valg.
Men arket vokser. Der kommer flere medarbejdere, flere normer og flere undtagelser, og hver gang bliver der lagt en formel, et faneblad eller en note mere på. Det sker gradvist, og derfor opdager man først sent, at regnskabet er blevet svært at stole på.
Når regnearket er nok
Et regneark kan sagtens fungere, hvis instituttet er lille, normerne sjældent ændrer sig, og én person står for hele regnskabet. Hvis medarbejderne ikke har brug for at se deres eget regnskab løbende, og ledelsen kun skal bruge en samlet opgørelse én gang om året, er der ikke meget at hente ved at skifte.
Tegn på, at arket er vokset fra jer
- Formlerne går i stykker. En række bliver indsat det forkerte sted, et faneblad bliver omdøbt, og pludselig står der
#REF!i totalen. - Regnskabet afhænger af én person. Kun én ved, hvordan arket hænger sammen, og når vedkommende har ferie eller stopper, går arbejdet i stå.
- Der findes flere versioner. Arket bliver sendt rundt på mail, og ingen er helt sikre på, hvilken fil der er den gældende.
- Medarbejderne spørger til deres timer. Hver forespørgsel betyder, at nogen skal finde arket frem og sende et udsnit.
- Undtagelserne lever i noter. Deltid, orlov og særaftaler bliver skrevet ind i hånden i stedet for at indgå i beregningen.
- Spørgsmål på tværs tager dage. Hvor mange vejledningstimer har hver sektion? Svaret kræver et nyt ark med opslag og kopierede tal.
Genkender I tre eller flere af dem, bruger I sandsynligvis mere tid på at vedligeholde arket end på at bruge tallene.
Hvad der ændrer sig
| Opgave | I regnearket | I Excelsior |
|---|---|---|
| En norm ændres | Formlen rettes i hvert ark, der bruger den | Normen rettes ét sted, og alle registreringer regnes om |
| En medarbejder går på deltid | Kapaciteten skrives om i hånden | Kapaciteten følger titlen og justeres i procent |
| En medarbejder vil se sine timer | Et udsnit sendes på mail | Medarbejderen logger ind og ser sit eget regnskab |
| Hvem har rettet tallet? | Det kan ikke ses | Hver registrering har sin egen historik |
| Timer pr. sektion | Et nyt ark med opslag | En pivottabel, der bygges med træk og slip |
| Et nyt år begynder | Arket kopieres og ryddes | Registreringer overføres i budgetmodulet |
Beregningen ligger ét sted. Hver aktivitet har en norm for året, og timerne regnes ud som antal gange norm. Ændrer I en norm, bliver alle registreringer på den regnet om, og saldoen for hver medarbejder bliver opdateret.
Kapaciteten følger titlen. Hver titel har en kapacitet pr. år, og en medarbejder på deltid får sin andel i procent. Orlov og særaftaler registreres som kapacitetsjusteringer, så de indgår i saldoen i stedet for at stå i en note.
Alle ser det, de skal. Medarbejderne kan se deres eget regnskab og selv registrere i de år, der er åbne. Sektionsledere ser deres sektion, og ledelsen ser på tværs. Fortrolige noter er kun synlige for dem, der har adgang til dem. Når et år er lukket, kan medarbejderne ikke længere selv ændre i det.
Der er ét regnskab. Der findes ikke flere versioner, og alle ændringer bliver gemt med, hvem der lavede dem og hvornår.
Overblik på tværs
Når alle registreringer ligger samme sted, kan I stille spørgsmål til dem uden at bygge noget først. I pivot-værktøjet vender og drejer I tallene pr. sektion, titel eller kategori. Med budgetmodulet tager I det nye år med udgangspunkt i det forrige, og med en akkumuleret saldo kan over- og underskud følge medarbejderen fra år til år.
I bliver heller ikke låst inde. En pivottabel kan eksporteres som Excel-fil, præcis som den ser ud på skærmen, så tallene stadig kan sendes videre eller bruges i et regneark, når der er brug for det.
Sådan foregår skiftet
I behøver ikke at rydde op i arket først. Vi tager udgangspunkt i det, I bruger i dag, og sætter normer, titler og kapaciteter op, så Excelsior regner efter jeres regler. Derefter gennemgår vi resultatet med jer, før medarbejderne får adgang.
Excelsior er udviklet i Danmark og hostet i EU, og support er gratis.
Gode råd
- Saml jeres regler, før I går i gang. Normer, titler og undtagelser, der i dag står i noter eller i hovedet på én person, er det vigtigste at få skrevet ned.
- Start med ét år. Brug det kommende år som det første i Excelsior, og lad det gamle ark være arkiv for de tidligere år.
- Giv medarbejderne adgang tidligt. De fleste fejl bliver fundet, når medarbejderne selv kan se deres regnskab.
- Behold Excel til det, det er godt til. Eksportér en pivottabel, når tallene skal videre til ledelsen eller ind i et budget.